Как подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки в 2020 году? Новая ежемесячная отчетность — СЗВ-ТД

Всем привет! Информация о том, что в 2020 году вводится новая система отчетности уже приходит в организации от налоговых органов. Законопроект уже подписан Президентом и опубликован, а значит уже можно подготавливаться к изменениям.

2020 год для работодателей будет переходным периодом, в котором необходимо будет поменять нормативные акты и предупредить сотрудников о возможности сохранить ведение бумажной трудовой или перейти на электронную. Полный переход на электронные трудовые книжки запланирован на 01.01.2021 года. А вот сдавать новую отчетность (СЗВ-ТД) будем уже с 2020 года.

Недавно я была на семинаре посвященной теме электронных трудовых книжек и в этой статье я расскажу, какие изменения планируются в связи со вступлением данного законопроекта, укажу все ссылки на официальные источники, по которым вы сможете отслеживать дальнейшие изменения и расскажу, что необходимо будет сделать в  2020 году в связи с этими изменениями.

Электронные трудовые книжки — законопроект

В июле 2019 года был зарегистрирован и направлен в Государственную думу законопроект № 748684-7 “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”.

На данный момент Законопроект прошел все стадии — чтения и рассмотрения и уже опубликован. Все изменения при принятии данного законопроекта касаются информации о трудовой книжке. В статьи ТК РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ, в которых упоминалась трудовая книжка, будут внесены поправки:

• Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий.
  • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — они касаются приема / передачи трудовой книжки. Т.е. в статьях раньше было указано, что, например, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки сотруднику, в течение 3-х дней после запроса. А раз теперь существует вероятность, что трудовая книжка не будет вестись в организации, то данное дополнение урегулирует эту ситуацию.
• Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.
  • Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые — тут речь идет о том, что при устройстве на работу раньше человек предъявлял трудовую книжку, а теперь может предъявить сведения о трудовой деятельности.
  • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется — говорится о том, что если на работу принимается лицо, поступающее на работу впервые, ему работодатель заводил трудовую книжку. А теперь все поступающие впервые на работу с 2021 года не будут иметь бумажной версии трудовой книжки.
  • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — в данном пункте говорилось о том, что при устройстве на работу, если у сотрудника нет трудовой книжки из-за потери или порчи, то работодатель по заявлению сотрудника оформлял новую. А теперь, если у сотрудника она не ведется на основании законопроекта, то делать этого не нужно.

• Статья 66. Трудовая книжка.
  • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — тут говорится о внесении записей о трудовой деятельности сотрудника, а поправка вносит исключения.

А также статья 66 дополнена достаточно большим фрагментом содержания, в котором говорится о том, что:

• Работодатель формирует информацию о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде.
• Сведения о трудовой деятельности включают в себя:
  • Информацию о работнике,.
  • Его трудовой функции.
  • Переводах.
  • Увольнениях.
  • И указания оснований для прекращения трудового договора.
• Работники, поступающие на работу могут предъявить сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой, или взамен ее.
• Получить сведения о трудовой деятельности гражданин может:
  • У работодателя.
  • В МФЦ.
  • В Пенсионном фонде.
  • На Госуслугах.
• Работодатель выдает сведения о трудовой деятельности работника не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения сотрудника.
• При обнаружении ошибки в сведениях сотрудник может написать заявление и работодатель обязан исправить или дополнить их.

Скачать Федеральный закон о внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Что должен предпринять работодатель в связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)

В целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:

1) Принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости).

2) Подготовка изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры.

3) Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности.

4) Письменное уведомление работников об изменениях в трудовом законодательстве связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор — вести ему трудовую книжку в бумажном виде или нет. Срок, до которого работодатели обязаны письменно уведомить каждого работника -  30 июня 2020 года включительно.

Т.к законопроект прошел уже все сдадии, можно уже в 2019 году приступать  к изменению нормативных актов, связанных с правилами трудового распорядка (по приему и увольнению), в которых упоминается “трудовая книжка” и дополнить их словами — “и (или) сведения о трудовой деятельности”. Делается все это нажатием двух клавиш (если у вас акты сохранены в электронном виде) — Ctrl + F — вводим в поиск — трудовая книжка, а дальше заменяем эту фразу на нужную нам -  “трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности”. И все)

Так как электронная книжка не заменит бумажную в обязательном порядке — необходимо оповестить всех сотрудников о том, что они могут сделать выбор — продолжать ли вести трудовую в бумажном формате или перейти на сведения о трудовой деятельности. Если сотрудник напишет заявление о том, что хочет что бы ему продолжили вести трудовую книжку, мы продолжим ее вести. Это, конечно, не означает, что на данного сотрудника мы не будем вести электронную трудовую книжку… Нет… никто не говорил, что у работодателя или бухгалтера будет меньше работы) Если сотрудник хочет бумажную трудовую книжку, значит для него ведем бумажную, а для государства электронную)

Конечно же все консерваторы напишут заявление, что хотят вести бумажную версию трудовой, они ведь не доверяют этим электронным документам… компьютерам и технологиям… А вдруг система полетит =0 и что тогда? Как потом восстановить стаж?! На самом деле логика в этой позиции тоже есть… задав такой вопрос Пенсионному фонду РФ, они ответили — “Нет, что вы, такое не возможно. У нас новейшие технологии и стабильный сервис.” Но это голословно, ни что не вечно под луной и каждая система дает сбой =) Но конечно какова вероятность такого события никто не скажет, да и нам выбора не дают.

Все вновь прибывшие сотрудники (т.е. те, кто устраивается впервые) с 01.01.2021 г. будут только с электронными трудовыми книжками, а точнее со сведениями о трудовой деятельности (СТД). Им выбора не дают, а значит постепенно все оцифруется и будет только в электронном виде.

Изменения в  правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) после введения электронных трудовых книжек. Скачать образец

При переходе на электронную трудовую книжку не нужно заключать доп. соглашение с сотрудниками. А вот ознакомить их с новыми правилами внутреннего трудового распорядка будет необходимо.

Как я писала выше, изменения в правилах внутреннего распорядка в связи с введением электронных трудовых книжек легко изменить, если у вас данный акт сохранен в электронном виде. В разделе о приеме и увольнении сотрудников укажите новые условие о документах, которые сотрудник передает работодателю при трудоустройстве, а также получает при увольнении:

• При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет Работодателю:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

• • Если трудовой договор заключается впервые, трудовая книжка оформляется Работодателем, за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется.
  • В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине Работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку, за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.

• В день прекращения трудового договора Работодатель обязан выдать Работнику трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности и произвести с ним расчет.

Образец ПВТР 2020 года с включенными изменениями по электронной трудовой книжке можете скачать тут — Правила внутреннего трудового распорядка на 2020 год (ПВТР).

Может ли работник оставить ведение бумажной трудовой книжки

Каждый работник до 31.12.2020 года должен подать заявление работодателю о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (т.е. в бумажном виде) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (т.е. только в электронном виде).

Перейти на электронную версию трудовой книжки можно будет в любой момент. Т.е. если сотрудник написал заявление о ведении бумажной версии трудовой книжки, но через время передумал — то без проблем меняем его выбор в базе данных и ведем только ЭТК. А вот наоборот не получится. Если сотрудник уже отказался от бумажной версии ТК, передумать он уже не может — ни у этого работодателя ни у следующего.

В интернете в некоторых источниках можно встретить фразы о том, что будет проводиться референдум по электронным книжкам. Но это не так. Референдум — это волеизлияние граждан. Т.е. вот в Волгограде в прошлом году был референдум о местном времени и граждане Волгоградской области голосовали — оставить Московское время или вернуть местно (перевести на час вперед). За перевод времени проголосовало 58,82% голосов, поэтому мы сейчас живем по местному времени. А вот с трудовыми книжками так не будет. У нас не спрашиваю — хотим ли мы перейти на ЭТК и никто не будет подсчитывать количество голосов. Все уже решено — мы будем переходить на ЭТК, но те граждане. которые хотят оставить бумажную версию — имеют на это право. Пусть только решат об этом до 31.12.2020 г. и напишут заявление.

На лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 года — трудовые книжки оформляться не будут.

Образцы заявлений можно скачать тут:

Образец уведомления сотрудников скачать в формате Word.

Образец заявление о ведении трудовой скачать в формате Word.

Образец отказа от трудовой. Переход на электронную скачать в формате Word. 

Обязан ли работодатель продолжать ведение бумажных трудовых книжек после введения ЭТК

По законодательству работник сам должен сделать выбор — нужна ли ему бумажная версия трудовой книжки.

Согласно статье 2 ФЗ 439 каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ. Т.ч. работодателю необходимо самому проследить за исполнением данного законодательства.

Работнику, который подаст заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Выбор сотрудника будет вноситься в базу данных, чтобы ПФР и будущий работодатель были уведомлены. Если сотрудник решил оставить ведение трудовой книжки, при новом трудоустройстве его право сохраняется.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам относятся:

• Работники, за которыми сохранялось место работы, но они были:
  • временно нетрудоспособные,
  • находились в отпуске,
  • были отстранены от работы.
• Временно не работающие, но имеющие стаж работы по трудовому договору.

Нужно ли хранить бумажную версию ТК работнику

При переходе на ЭТК работодатель будет вести данные о трудовой деятельности сотрудника с 2020 года, при этом есть возможность оцифровать все данные из трудовой книжки, но обязанностью это не будет являться. И тут встает вопрос — а как новому сотруднику подтверждать свой стаж?

При переходе на ЭТК работник будет иметь право не предъявлять бумажную ТК при трудоустройстве, поэтому в условиях приема на работу работодателю лучше внести требования к стажу. Тогда не будет нарушения отказать сотруднику в приеме на работу, если он не предъявит доказательства своей трудовой деятельности. А сделать это пока что можно, только предъявив трудовую книжку.

Так как оцифровывать данные из трудовой книжки за весь период трудовой деятельности не будут, очень важно сохранить трудовую книжку. Т.е. данные в электронном виде будут только с 2020 года. А при назначении пенсии или начислении больничных возможно придется подтверждать свой стаж.

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка и что будет содержать

Электронная трудовая книжка будет реализована в цифровом виде на сайте ПФР (пенсионный фонд России). Это будут сведения о трудовой деятельности граждан.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Место работы.
• Периоды работы.
• Должность (специальность, профессия).
• Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
• Основания прекращения трудового договора.

Как работник сможет предъявить ЭТК при трудоустройстве

Граждане, которые перейдут на ЭТК, вместо трудовых книжек будут предъявлять сведения о трудовой деятельности (СТД). Работодатели с 2020 года будут сдавать отчетность о сведениях своих сотрудников, которые и будут являться содержанием ЭТК.

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику ЭТК. Также его можно получить по запросу, в течение трех дней после подачи заявления.

Эти сведения и будут предъявляться при устройстве на новую работу. По желанию, сотрудник может также предоставить трудовую книжку.

Где можно получить сведения о трудовой деятельности

Получить сведения о трудовой деятельности можно:

• У работодателя по последнему месту работы в бумажном или электронном виде (при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи).
• В многофункциональном центре (МФЦ) на бумажном носителе.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На портале госуслуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Какие данные нужно перенести в ЭТК

В сведения о трудовой деятельности включаются:

• Информация о работнике.
• Место его работы.
• Его трудовая функция.
• Переводы работника на другую постоянную работу.
• Увольнение работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.
• И другая предусмотренная Кодексом, и иным Федеральным законом информация.

Новая форма отчетности: СЗВ-ТД и СЗИ-ТД. Порядок заполнения. Форма бланка (скачать)

В связи с законопроектом вводится новая форма отчетности:

• СЗВ — ТД.
• СЗИ — ТД .

Форма “Сведения о трудовой деятельности работников” (СЗВ-ТД) заполняется и представляется страхователями в ПФР на всех работающих (в том числе по совместительству или на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, а также, в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе, перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и так далее).

Согласно п. 2.4 ст. 11 ФЗ№ 27, форма СЗВ-ТД подается на работников в следующих случаях:

• Прием на работу.
• Увольнение.
• Перевод на другую работу.
• Подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Т.е. если вы подаете сведения, что сотрудник уволился, вам необходимо так же подать сведения о его последних кадровых мероприятиях — приеме, переводе (последняя запись в трудовой книжке).

При отсутствии у зарегистрированного лица случаев, указанных выше, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года  представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

Т.е. если в течении 2020 года у сотрудников не будет кадровых мероприятий, на основании которых по ним будет сдаваться отчет СЗВ-ТД, то нулевые отчеты вы не сдаете.

Только не забывайте, что работникам необходимо подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки до 31.12.2020 года, а это уже является основанием для отправки отчета СЗВ-ТД.

Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

При заполнении бумажной формы могут использоваться любые цвета, кроме красного  и зеленого.

Форма “Сведения о трудовой деятельности работника” (СЗИ-ТД) формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя. Содержат сведения о трудовой деятельности работника.

Данная форма формируется и представляется по запросу работника. Т.е. это та форма которая заменит трудовую книжку, в ней будут отображаться сведения о трудовой деятельности работников с 2020 года.

Порядок заполнения СЗВ-ТД можете скачать тут.

Порядок заполнения СЗИ-ТД можете скачать тут.

А также можете ознакомиться с формами СЗВ-ТД  и СЗИ-ТД.

Новые сроки сдачи СЗВ-ТД с апреля 2020 года

Изначально форма СЗВ-ТД представлялась ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Так, срок представления первой отчетности по форме СЗВ-ТД за январь 2020 года, был не позднее 17 февраля 2020 года (т.к. 15.02 выпадает на выходной день).

Но в связи с пандемией коронавируса ( COVID-19) Правительство Российской федерации внесло изменения:

Согласно законопроекту № 941251-7, подписанному Президентом 24.04.2020г. внесены изменения в Федеральный Закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ"Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".  Внесен пункт 2 в Статью 2:

«2. Правительство Российской Федерации в 2020 году вправе устанавливать особенности порядка и сроки представления страхователями до 31 декабря 2020 года (включительно) в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц.»

Полный текст законопроекта № 941251-7 в третьем чтении можете скачать тут в формате ворд.

На основании этого 27.04.2020г. опубликовано Постановление РФ № 590 от 26.04.2020г. В котором сказано, что страхователь подает сведения о работающих у него застрахованных лицах в следующем порядке:

1. В случаях приема или увольнения сотрудника с 01.04.2020 до дня вступления в силу настоящего постановления (27.04.2020г) — не позднее рабочего дня, следующего за днем вступления в силу данного постановления. Т.е. до 28.04.2020г.
2. В случаях перевода на другую работу и подачи заявления о выборе ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде — срок остается прежним, не позднее 15 числа следующего месяца.
3. В случаях приема на работу или увольнения зарегистрированного лица (после вступления в силу постановления) — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Т.е. уже с 28.04.2020г. отчет необходимо сдавать на следующий рабочий день после издания приказа (распоряжения) при приеме или увольнении сотрудника.

Сдать отчетность таким образом можно несколько раз за один месяц. В 1С нет ограничений для количества формирований данного отчета. Для того, чтобы программа не подгружала повторно уже отправленные данные, необходимо в отправленном отчете ставить галочку — Пачка принята в ПФР (не редактируется).

Остаются неизменными сроки сдачи отчетности по форме СЗВ-ТД при:

• Изменение наименования работодателя.
• Присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации.
• Вынесение судом решения о запрете работнику занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

При данных мероприятиях отчет СЗВ-ТД сдается до 15 числа следующего месяца.

Начиная с 1 января 2021 года, сведения о приеме на работу или увольнении работника представляются  не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для оформления или прекращения трудовых отношений.

Ошибки в отчете СЗВ-ТД (ошибка 50, 30)

Код ошибки 50 — означает что ваш отчет полностью не принят из-за грубой ошибки. В этом случае вам необходимо исправить ошибки и отправить отчет заново.

Причинами данной ошибки могут быть:

• Неверная форма отчета
• Недействительна подпись уполномоченного лица.

При возникновении ошибки под кодом 50 вам поступит протокол, содержащий расшифровку ошибки. Вот некоторые из них:

• Код проверки “АФ.КСФ.1.1” -  означает некорректность файла (XML-документ).
• Код проверки “АФ.СХ.1.1” — файл не соответствует XSD-схеме. Попробуйте обновить программу.
• Код проверки “АФ.ЭП.1.1” -недействительна электронная подпись уполномоченного лица.
• Код проверки “АФ.СХ.1.1.2” не уникальный СНИЛС сотрудника (т.е. у вас дублируется СНИЛС у другого сотрудника).
• Код проверки “ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.1” — не найден указанный регистрационный номер страхователя.
• Код проверки “ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.2” – ИНН организации не соответствует с указанным в базе ПФР.
• Код проверки “ЭТК.СЗВ-ТД. 1.1” неверно указана дата заполнения.

Т.к. форма новая при отправке отчета бывают ошибки не связанные с заполнением. Например когда я отправляла отчет возникла ошибка 50. В протоколе ошибок (Код проверки «АФ.СХ.1.1») было указано, что документ не прошел проверку на стадии указания статьи увольнения сотрудника, хотя она была указана верно. Позже выяснила, что в отчете xml формате неверно отражается код. У меня он отражался :

<НормативныйДокумент>Трудовой кодекс Российской Федерации</НормативныйДокумент>

<Статья>77</Статья>

<Часть>1</Часть>

<Пункт>3</Пункт>

А должен отражаться так:

<УТ2:НормативныйДокумент>Трудового кодекса Российской Федерации</УТ2:НормативныйДокумент>

<УТ2:Статья>77</УТ2:Статья>

<УТ2:Часть>1</УТ2:Часть>

<УТ2:Пункт>3</УТ2:Пункт>

Обновление релиза решило все проблемы. Т.ч. перед отправкой отчета лучше обновите программу.

Ошибка 30 — не является грубой. При данном коде отчет принимают, но не полностью. Вам необходимо будет подать уточнения по определенным сотрудникам.  Т.е. вы формируете дополнительный отчет в который включаете только сотрудников, которые указаны в протоколе.

Возможные ошибки:

• Код проверки “ВС.Б-ЗЛ.1.1” — данные работника в отчете (СНИЛС, ФИО) не совпадают с данными в ПФР.
• Код проверки “ВСЗЛ.ОП.1.1”  — ошибка в СНИЛС сотрудника.
• Код проверки “ЭТК.СЗВ-ТД.1.5” — не указана должность сотрудника в приеме на работу.
• Код проверки “ЭТК.СЗВ-ТД.1.6” не указана статья ТК РФ в основании увольнения сотрудника.
• Код проверки “ЭТК.СЗВ-ТД.1.21” — нет даты подачи заявления о выборе бумажной или электронной формы трудовой книжки.
• Код проверки “ЭТК.СЗВ-ТД.1.3” — дата заполнения отчета или представления его в ПФР раньше кадрового события.
• Код проверки “ВСЗЛ.ОП.1.10” — неверно указан год.

Код ошибки 20 — при данной ошибки отчет считается принятым. Данная ошибка связана с нелогичными данными. Например, вы уже отправляли сведения по данному сотруднику, или в отчете неверно указан КПП страхователя.

Напоминаю, что отчет по СЗВ-ТД сдается при наличии кадровых мероприятий в отчетном периоде. Если у вас не было приема, увольнений, переводов, а так же заявлений о выборе ведения ТК (трудовой книжки) от сотрудников в отчетном периоде, то отчет по форме СЗВ-ТД не сдается. Т.к. сдача нулевой отчетности не предусмотрена.

При представлении сведений о переводе или увольнении работника одновременно представляются сведения о проведении кадровых мероприятий в отношении данного работника, по которым отчетный период не завершен, либо сведения за предыдущий отчетный период не представлены.

Т.е. если вы подаете сведения о увольнении сотрудника в отчетном периоде, например в январе 2020 г., то так же необходимо подать сведения о его последних кадровых мероприятиях — приеме, переводе (последняя запись в трудовой книжке).

Что бы 1-С сама подгружала эти данные, необходимо зайти в кадровое документы и поставить галочку в новом окошке — «Отразить в трудовой книжке»

Исправление ошибок в СЗВ-ТД

Для коррекции данных в СЗВ-ТД необходимо сформировать дополнительный отчет с внесением в него сотрудников, по которым вносятся изменения.

При исправлении кадровых мероприятий: Указываете первоначальные данные (которые ранее отправляли в ПФР), а в поле указываете дату отмены (при заполнении данных в 1-С)

1-С Бухгалтерия. Корректировка данных в СЗВ-ТДили ставите знак “Х” в графе 10 при заполнении отчета вручную.

А следующей строкой указываете верные данные.

Если данные по сотруднику необходимо не скорректировать, а полностью отменить, то просто проставляете отмену в отчете, без указания дополнительных сведений.

Заявление в ПФР на подключение страхователя к электронному документообороту в связи с электронными трудовыми книжками

Перед отправкой отчетности СЗВ-ТД необходимо отправить заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР.

Заявление необходимо для перехода на электронные трудовые книжки. Его необходимо предоставить в ПФР независимо от того, заключалось ли ранее соглашение об обмене электронными документами с ПФР или нет. Т.е. даже если вы уже отправляете отчеты через ЭДО, все равно необходимо отправить данное заявление. Это необходимо для регистрации в новой информационной системе ПФР.

Документ можно отправить в электронном виде через своего провайдера с 1 февраля 2020 г. В этом случае его необходимо подписать сертификатом страхователя. ПФР проверит Заявление в течение 2 рабочих дней и вернет «Уведомление о результате рассмотрения» с результатом проверки. Страхователь считается подключенным к электронному документообороту ПФР после получения им «Уведомления о результате рассмотрения» с отметкой об удовлетворении заявления. После этого можно отправлять сведения по форме СЗВ-ТД.

Если у страхователя нет сертификата, а отчетность за него передает и подписывает уполномоченный представитель, страхователь должен обратиться с заявлением ЗПЭД в территориальный орган ПФР.

Заявление содержит следующие данные:

• Сведение об организации — наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, регистрационный номер в ПФР и электронную почту.
• ИП заполняют 2 раздел, указывая — ФИО, рег. номер ПФР, СНИЛС, ИНН , адрес регистрации и электронную почту.
• Сведения об операторе электронного документооборота (ЭДО).

Скачать образец заявления на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР в формате Excel.

Плюсы электронных трудовых книжек

Однозначно преимущества ведения ЭТК есть:

• Не нужно ждать от сотрудника принести наконец-то его трудовую книжку=)
• Уменьшение издержек по покупке ТК, удержанию ее стоимости с сотрудника, хранению и заполнению.
• Минимизация ошибок — при заполнении бумажной версии цена ошибки более высока, а в электронной версии нет сложности удалить данные и написать заново. Конечно, если вы их уже не отправили в ПФР — в этом случае нужно будет вносить коррекцию или отмену.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства — нет необходимости отправлять ТК по почте.
• Достоверность данных — не будет проблем с потерей ТК, их незаполнением и т.п. А значит и трудовой стаж будет более точным.

Минусы ЭТК для работодателя и бухгалтера

Для работников нет недостатков в ведении ЭТК, кроме вероятности того, что полетит система или они потеряют трудовую книжку, в которой находится подтверждение их трудовой деятельности до 2020 года. А вот для работодателя и бухгалтера это нововведение вносит некоторые неудобства:

• Отчетность, которую нужно сдать не позднее рабочего дня при приеме или увольнении. Это достаточно жесткие рамки. Не каждый работодатель держит кадровый отдел, которому можно было бы сразу поручить это дело. А значит он сам или бухгалтер должны ставить эту задачу превыше остальных. Да, не спорю — это приведет к более организованному процессу приема и увольнения сотрудников, но все же — ну может хотя бы раз в неделю, месяц?! Это нововведение ждет нас с 01.01.2021 года. Штрафы пока не обозначены, будем надеяться, что они не будут высокими… хотя бы в переходный период.
• Ведение двойной работы — если сотрудник напишет заявление о ведении бумажной версии ТК, то мы также будем ее хранить и заполнять, наряду с ЭТК.
• Изменение нормативных актов, коллективных договоров, создание соглашений и т.п. — всех документов, в которых упоминается трудовая книжка. Это, конечно, разовая работа, но все же доставляет неудобства.
• Если сотрудник при приеме на работу не принесет трудовую книжку, а в сведениях ЭТК не будет ранних периодов — это также будет головной проблемой работодателя. Нужно будет или просить ТК, в которой можно будет увидеть причины увольнений, периоды работы и т.п. или делать выбор о приеме без этих сведений. Так же при начислении больничных необходимо будет просить у работника подтвердить стаж, тогда как по трудовой бухгалтер в любой момент самостоятельно мог его рассчитать.

Запомнить

• До 30.06.2020 года необходимо оповестить письменно каждого сотрудника о том, что он имеет право сделать выбор о ведении бумажной трудовой книжке или переходе на электронную.
• До 31.12.2020 года каждый сотрудник должен сделать выбор о ведении трудовой книжки, подав заявление работодателю.
• Перейти на электронную трудовую книжку сотрудник может в любой момент, а вот отказавшись от нее, написав заявление до 31.12.2020 года, уже не сможет вернуть ведение бумажной трудовой книжки.
• Если сотрудник напишет заявление о ведении трудовой книжки, работодатель все равно будет обязан отчитываться в ПФР о трудовых сведениях на данного сотрудника.
• С 01.01.2020 года вводится новая отчетность СЗВ-ТД.
• Необходимо поменять или утвердить нормативные акты, в связи со вступившими изменениями.

Может быть полезно:

• Как добавить ОКВЭД для ИП — простая пошаговая инструкция
• Открытие расчетного счета в Тинькофф Банке для ИП — тарифы и условия

Интересно:

• Как вы относитесь к данному нововведению?
• Как вам информация о том, что с 2021 года мы должны будем отчитываться в течение рабочего дня о приеме или увольнении сотрудников?

Подписывайтесь на мою группу в ВК и добавляйтесь в друзья